매일 반복되는 데이터 입력과 보고서 작성에 직원들의 시간이 낭비되고 있다면 한 번쯤 RPA 자동화를 고민하게 됩니다. 이 글에서는 처음 외주를 맡기려는 대표님을 위해, 어떤 업무를 우선으로 자동화해야 실패가 없는지, 그리고 실제 개발 비용은 어느 정도인지 구체적인 기준을 설명합니다.
RPA 자동화, 어떤 업무에 적용해야 할까?
RPA는 사람이 PC에서 마우스와 키보드로 하는 행동을 그대로 따라 하는 소프트웨어입니다. 하지만 모든 업무를 프로그램이 대신할 수는 없습니다. 인공지능처럼 스스로 판단하고 결정을 내리는 것이 아니라, 정해진 규칙에 따라 움직이기 때문입니다. 따라서 판단이 필요 없는 명확한 규칙이 있는 업무여야 합니다.
예를 들어 매일 아침 특정 사이트에 로그인해 주문 데이터를 엑셀로 다운로드하고, 이를 사내 시스템에 다시 입력하는 작업이 대표적입니다. 예외 상황이 적고 반복 주기가 짧을수록 도입 효과가 큽니다. 반대로 매번 양식이 바뀌는 문서를 읽고 요약하거나, 고객의 감정에 맞춰 대응해야 하는 업무는 현재 기술로는 완전한 자동화가 어렵습니다.
- 규칙성: 담당자의 주관적 판단이나 예외 처리 없이 정해진 순서대로 처리되는가
- 반복성: 매일, 매주 일정한 주기로 발생하여 실무자의 작업 시간을 많이 차지하는가
- 표준화: 다루는 데이터의 입력 양식이나 결과물 형태가 항상 일정하게 고정되어 있는가
실패를 줄이는 도입 전 필수 준비 사항
외주 업체에 무작정 '우리 회사 수발주 업무를 알아서 자동화해 주세요'라고 요청하면 실패할 확률이 매우 높습니다. 사람이 일하는 방식을 프로그램이 이해할 수 있도록 작업 순서를 아주 잘게 쪼개어 정리해 두어야 합니다. 프로그램은 '로그인 버튼 클릭'이라는 하나의 동작도 정확한 위치와 조건이 주어져야 수행할 수 있습니다.
현재 실무자가 해당 업무를 처리할 때 클릭하는 버튼, 데이터를 복사하고 붙여넣는 위치, 로딩을 기다리는 시간, 예외 상황이 발생했을 때 대처하는 방식 등을 화면 캡처와 함께 기록해 두는 것이 좋습니다.
이러한 업무 흐름도가 명확할수록 개발 기간이 짧아지고 오픈 후 발생하는 오류가 줄어듭니다. 외주 업체는 고객사의 비즈니스 내부 사정까지 완벽하게 알 수는 없으므로, 요구사항 명세서를 얼마나 꼼꼼하게 준비하느냐가 프로젝트의 성패를 가릅니다.
업무 규모에 따른 자동화 방식과 실제 비용
RPA 자동화 비용은 업무의 복잡도와 연동해야 하는 외부 시스템의 수에 따라 크게 달라집니다. 어떤 프로그램과 연동하느냐에 따라 개발 난이도가 다르기 때문입니다. 코드팩토리LAB에서 실제 진행하는 엑셀 및 업무 자동화 프로젝트의 단가표를 기준으로 설명해 드립니다.
| 구분 | 적용 범위 및 특징 | 예상 비용 | 개발 기간 |
|---|---|---|---|
| 소규모형 | 단일 파일 내 엑셀 매크로 및 단순 데이터 가공 | 300,000원 | 약 3일 |
| 비즈니스형 | 웹 데이터 수집, 보고서 자동 생성 및 메일 발송 | 700,000원 | 약 5일 |
| 맞춤형 | 사내 ERP, 외부 사이트 등 다중 시스템 RPA 연동 | 1,500,000원 | 약 10일 |
사내에서만 쓰는 엑셀 데이터 정리나 양식 변환 정도라면 소규모형으로 충분히 해결할 수 있습니다. 하지만 여러 웹사이트를 돌아다니며 데이터를 수집하고, 이를 가공하여 사내 시스템에 입력하는 과정까지 필요하다면 맞춤형 RPA 연동이 적합합니다. 무조건 비싼 방식을 택하기보다는 현재 가장 시급한 병목 구간이 어디인지 파악하고 그에 맞는 방식을 선택해야 합니다.
외주 업체 선정 시 반드시 확인해야 할 조건
자동화 프로그램은 한 번 만들고 끝나는 것이 아닙니다. 대상 웹사이트의 화면 구조가 바뀌거나 사내 업무 프로세스가 변경되면 프로그램도 그에 맞춰 수정해야 합니다. 따라서 개발 후에도 유지보수가 원활하고 확장이 가능한 업체를 찾아야 합니다.
가장 중요한 것은 소스코드 소유권입니다. 개발된 프로그램의 소스코드를 고객사에게 100% 넘겨주는지 계약 전에 반드시 확인해야 합니다. 소스코드가 있어야 향후 다른 업체에 유지보수를 맡기거나 내부 개발자를 채용했을 때 프로그램에 대한 통제권을 잃지 않습니다.
또한, 기획부터 개발까지 한 곳에서 직접 처리하는지, 아니면 외부로 재하청을 주는지도 살펴봐야 합니다. 재하청을 주는 구조라면 문제 발생 시 책임 소재가 불분명해지고 수정 요청이 느려집니다. 웹사이트, 크롤링, 앱 등 다양한 환경을 직접 개발해 본 팀이 자동화 프로그램도 안정적으로 구축할 수 있습니다.
정리: 첫 외주 전 지금 당장 해야 할 일
RPA 자동화를 성공적으로 도입하려면 먼저 우리 회사의 업무 현황부터 객관적으로 파악해야 합니다. 내일 당장 실무자들과 회의를 열고, 매일 1시간 이상 낭비되는 단순 반복 업무가 무엇인지 리스트를 작성해 보시길 바랍니다.
그중에서 규칙이 가장 명확하고 예외 변수가 적은 업무를 단 하나만 고르십시오. 그리고 해당 업무의 작업 순서를 화면 캡처와 함께 문서로 정리하는 것부터 시작하면 됩니다. 명확한 작업 지시서가 준비되었다면, 이후의 외주 개발 과정은 훨씬 수월하고 비용 효율적으로 진행될 것입니다.