매일 단순 반복되는 서류 작업이나 데이터 입력에 지쳐 외주 업체를 알아보고 계신다면 이 글이 도움이 될 것입니다. 실무자들의 시간은 한정되어 있는데, 단순 복사 붙여넣기나 엑셀 취합 같은 작업에 하루의 절반을 쓰고 있다면 업무 효율은 크게 떨어질 수밖에 없습니다. 첫 외주를 맡기는 사업자를 위해 우리 회사에 맞는 방식은 무엇인지, 비용은 얼마나 예상해야 하는지 현실적인 기준을 설명해 드립니다.
기성품과 맞춤형, 우리 회사에 맞는 선택은?
자동화 프로그램을 도입할 때 가장 먼저 결정해야 할 것은 기존에 나와 있는 구독형 서비스를 쓸지, 아니면 우리 회사만의 소프트웨어를 새로 만들지 정하는 일입니다. 시중에는 이미 훌륭한 업무 지원 서비스가 많습니다. 회계, 인사, 재고 관리 등 업무 프로세스가 어느 정도 표준화되어 있는 영역이라면 기성품을 월 구독 형태로 사용하는 것이 비용 면에서 훨씬 유리합니다.
하지만 회사 내부의 독자적인 양식을 엄격하게 사용하거나, 여러 개의 외부 사이트를 복합적으로 오가며 데이터를 처리해야 하는 상황이라면 이야기가 다릅니다. 기성품에 억지로 우리 회사의 업무 방식을 맞추려다 보면 오히려 작업 단계가 늘어나고 실무자의 피로도만 높아지기 때문입니다. 이럴 때는 처음부터 우리 회사의 업무 흐름에 딱 맞는 맞춤형 제작을 고려해야 합니다. 아래 표를 통해 두 방식의 차이를 비교해 보시기 바랍니다.
| 구분 | 기성품 (구독형) | 맞춤형 제작 |
|---|---|---|
| 초기 비용 | 상대적으로 낮음 | 개발 규모에 따라 다름 |
| 유지보수 | 플랫폼 업데이트에 의존 | 필요에 따라 즉각 수정 가능 |
| 적합성 | 표준화된 일반 업무 | 자사만의 고유한 업무 프로세스 |
표에서 볼 수 있듯, 맞춤형 제작은 초기 비용이 발생하지만 장기적으로는 우리 회사만의 자산이 되며 낭비되는 업무 시간을 극적으로 줄여줍니다.
업무 범위에 따른 실제 개발 비용과 기간
맞춤형으로 제작하기로 결정했다면, 이제 어느 정도의 예산과 기간이 필요한지 가늠해야 합니다. 무작정 비싸고 무거운 솔루션을 도입할 필요는 없으며, 현재 해결하려는 업무의 복잡도에 따라 적절한 단계를 선택하는 것이 현명합니다. 10년간 1,700건 이상의 프로젝트를 진행해 온 코드팩토리LAB의 실제 엑셀 및 업무 자동화 단가표를 기준으로 현실적인 비용을 설명해 드립니다.
- 소규모형 (엑셀 매크로): 30만 원 / 약 3일 소요. 내부에서 매일 사용하는 엑셀 파일의 데이터를 규칙에 맞게 정리하거나, 특정 양식으로 변환하는 단순 반복 작업에 적합합니다. 함수만으로는 해결하기 어려운 복잡한 연산을 버튼 클릭 한 번으로 끝낼 수 있습니다.
- 비즈니스형 (데이터/보고서): 70만 원 / 약 5일 소요. 웹사이트에서 특정 데이터를 주기적으로 수집해 오거나, 수집한 데이터를 바탕으로 정기적인 보고서를 자동 생성하는 수준의 작업입니다. 경쟁사 가격 조사나 매일 아침 경영진에게 보고할 지표를 정리할 때 유용합니다.
- 맞춤형 (RPA 연동): 150만 원 / 약 10일 소요. 사내 구축형 시스템, 메신저, 이메일 등 여러 개의 각기 다른 소프트웨어를 연동하여 사람의 개입 없이 전체 업무 흐름을 제어해야 할 때 선택하는 방식입니다. 특정 조건이 충족되면 담당자에게 알림을 보내고 다음 작업을 스스로 실행하는 수준까지 구현할 수 있습니다.
이처럼 도입하려는 목적과 범위에 따라 비용 차이가 크기 때문에, 외주 업체와 상담하기 전에 우리가 줄이고자 하는 업무의 범위를 명확히 정리해 두는 것이 좋습니다.
소스코드와 저작권 소유 여부 확인하기
예산과 기능만큼 중요한 것이 바로 결과물에 대한 소유권입니다. 외주 계약을 맺을 때 개발된 결과물의 소스코드와 저작권이 최종적으로 누구에게 귀속되는지 반드시 짚고 넘어가야 합니다. 일부 업체는 초기 개발 비용을 아주 낮게 부르는 대신 소스코드를 제공하지 않고, 이후 매월 높은 유지보수 비용을 청구하는 방식으로 수익을 냅니다.
실무 환경은 계속해서 변하기 마련입니다. 프로그램을 사용하다 보면 새로운 기능을 추가하거나 기존 로직을 수정해야 하는 일이 불가피하게 발생합니다. 이때 소스코드를 온전히 가지고 있지 않으면, 처음 개발을 맡겼던 업체에 계속 끌려다닐 수밖에 없으며 타 업체로의 이관도 불가능해집니다.
코드팩토리LAB이 모든 프로젝트의 소스코드 원본과 저작권을 100% 고객에게 이전하는 것도 이러한 종속 문제를 원천적으로 방지하기 위해서입니다. 외주를 맡기실 때는 계약서 작성 시 결과물에 대한 모든 권리가 발주처에 양도된다는 조항이 명확히 명시되어 있는지 꼼꼼히 살펴보셔야 합니다.
실무자가 직접 설정값을 수정할 수 있는 구조인가?
자동화 프로그램은 한 번 만들어두면 영구적으로 알아서 작동하는 요술 방망이가 아닙니다. 데이터를 가져오는 외부 웹사이트의 화면 구조가 바뀌거나, 사내 보고서의 필수 기재 항목이 변경되면 소프트웨어도 그에 맞춰 수정되어야 정상적으로 작동합니다.
매번 사소한 변경이 생길 때마다 개발 업체에 연락하여 추가 비용을 지불하고 수정을 요청하는 것은 매우 비효율적입니다. 따라서 자주 바뀌는 설정값이나 검색 키워드, 타겟 URL, 담당자 이메일 주소 등은 실무자가 직접 수정할 수 있도록 관리자 페이지나 별도의 설정 파일을 제공받는 것이 좋습니다.
외주 기획 단계부터 어떤 변수가 자주 바뀔지 실무자와 미리 논의하고, 이를 직관적으로 제어할 수 있는 구조로 설계해 달라고 개발사에 요청하시기 바랍니다. 이렇게 유연한 구조를 갖춰두어야만 도입 이후에 발생하는 불필요한 유지보수 비용과 시간 지연을 크게 아낄 수 있습니다.
정리: 실패 없는 도입을 위해 지금 해야 할 일
우리 회사의 업무 프로세스가 시중의 기성품으로 해결 가능한지 먼저 객관적으로 파악해 보시기 바랍니다. 맞춤형 제작이 반드시 필요하다면, 현재 실무자가 가장 많은 시간을 뺏기고 있는 업무의 복잡도에 맞춰 예산을 산정해야 합니다. 계약 전에는 반드시 소스코드 원본 제공 여부를 확인하여 특정 업체에 발이 묶이는 일을 막아야 합니다. 마지막으로, 자주 바뀌는 업무 환경에 대비해 실무자가 직접 설정값을 변경할 수 있는 구조로 기획안을 정리해 보시기 바랍니다.